Manejo del Expediente Legal
En USADefend Immigration, la gestión y retención de archivos de clientes es un proceso continuo, no uno que se inicia al concluir un asunto. Durante nuestra representación de un cliente, es responsabilidad de nuestra oficina asegurarse de que todos los documentos, comunicaciones de agencias/administrativas/notificaciones judiciales y expedientes, tanto físicos como electrónicos, se registren correctamente y se entreguen o devuelvan al cliente una vez recibidos o producidos, excepto para giros internos.
Todos los documentos originales recibidos del cliente (es decir, certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, pasaportes, etc.) deben copiarse para nuestros archivos y los originales deben devolverse al cliente de inmediato. Es nuestra política no conservar ningún documento/propiedad original que pertenezca a un cliente. Sin embargo, se espera y se requiere que los clientes traigan sus documentos originales a todas las citas, reuniones, entrevistas con agencias o audiencias.
Asuntos abiertos
Los nuevos asuntos se identifican por el nombre del cliente y un Número de asunto único, por el cual se identifica en todos los expedientes de trabajo de nuestra empresa, incluida la facturación y la contabilidad. Archivamos los documentos de los asuntos cronológicamente durante la tramitación de un asunto y guardaremos estos datos en nuestro software de gestión de consultas. Además, todos los documentos creados por nuestra empresa se almacenan en sistemas de almacenamiento de archivos externos. No hay archivos físicos guardados en las instalaciones, y todos los archivos se digitalizan al recibirlos, luego se devuelven al cliente lo antes posible.
Asuntos Cerrados
Una vez que se concluye un asunto, el miembro responsable del equipo marcará el caso como cerrado en nuestro software de gestión de práctica, ingresará la fecha de cierre del caso y la disposición, eliminará físicamente el archivo a nuestros archivos de casos cerrados y notificará al cliente en escribiendo que nuestra firma ha cerrado su caso. Toda la documentación física y los materiales en el archivo del caso se habrán proporcionado al cliente durante el curso de la representación, por lo que una vez que el asunto concluya, cualquier documento interno restante del archivo del caso se destruirá de inmediato.
Períodos de retención de expedientes
De conformidad con nuestra política de retención de expedientes, y según lo permita la aplicación de requisitos éticos, todos los expedientes se destruirán al finalizar nuestra representación, una vez que los materiales finales se hayan transferido al cliente, excepto en el caso de los clientes menores de edad, en cuyo caso se conservarán los expedientes durante 6 años después de que el niño cumpla 18 años.
Autorización de destrucción de expedientes de clientes
Al firmar nuestra carta de compromiso y el acuerdo de honorarios, o al aceptar nuestra representación, el cliente autoriza a nuestra firma a destruir expedientes de asuntos cerrados de acuerdo con nuestra política de retención de expedientes. Como se indicó anteriormente, transferiremos a nuestros clientes copias de toda la documentación en su archivo durante el curso de nuestra representación; sin embargo, si en algún momento el cliente desea copias adicionales de los expedientes de su asunto, luego de cerrado el asunto y previo a su destrucción, deberá adelantar el pago de los gastos de reproducción y envío.
Transferencia de archivos del cliente
El cliente acepta que mantendrá cuidadosamente una copia de su archivo y cualquier documento original y será responsable de la entrega de los expedientes a otro abogado si el cliente contrata a un abogado posterior. El cliente se compromete expresamente a pagar por adelantado los gastos de reproducción y entrega, si en algún momento el cliente desea transferir copias de los expedientes de su asunto a un asesor legal posterior, después de que el asunto haya sido cerrado y antes de su destrucción en nuestro inactivo. sistema de almacenamiento de archivos.
